Google Docs
Google Docs y Hojas de cálculo, oficialmente Google
Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado en Web para
crear documentos en línea. Incluye un Procesador de textos, una Hoja de
cálculo, Programa de presentación básico y un editor de formularios
destinados a encuestas. A partir de enero del 2010, Google ha empezado a
aceptar cualquier archivo en Google Docs, entrando al negocio del almacenamiento online con un máximo de 1 GB (con expansiones por costos adicionales) y preparando el camino para Google Chrome OS.
QUÉ SE PUEDE HACER
Con Google Docs podemos crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y bases de datos desde la misma aplicación o importarlos utilizando su interfaz web o enviándolos utilizando el correo electrónico,
además como ya lo mencionamos nos brinda la posibilidad de subir
cualquier tipo de archivo (almacenamiento online). Los archivos se
almacenan en los servidores de Google. Los archivos almacenados pueden ser exportados en diversos formatos estándar o ser enviados por correo electrónico.
Durante la edición de los documentos, éstos se guardan automáticamente para evitar pérdida de información.
CARACTERÍSTICAS DE GOOGLE DOCS
Google Docs es un sencillo pero potente procesador de texto y hoja de cálculo, todo en línea, que nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red con otros usuarios.
Nuestros documentos se almacenan en línea, permitiéndonos acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo incluso su edición.
Google Docs soporta gran cantidad de formatos. Con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, OpenOffice, PDF, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos.
Google Docs es una herramienta totalmente gratuita.
Para poder utilizar Google Docs debemos tener una cuenta Google (cuenta de correo GMail).Google Docs - Ventajas:
• Es una herramienta digital gratis; sólo requiere abrir una cuenta en Gmail.
• Crea y edita documentos, hojas de cálculo y presentaciones online.
• Comparte y colabora con otros usuarios en tiempo real. Así pueden estar trabajando varios usuarios en paralelo, al mismo tiempo, mientras que esta herramienta manejará los cambios y evitará las colisiones. Igualmente, permite ver quién ha hecho qué cambios y revertirlos si fuera necesario.
• Almacena y organiza el trabajo en equipo de forma segura, siempre a disposición de cada uno de los miembros del grupo, y organizados mediante carpetas de fáciles modificaciones.
• Controla quién puede accesar los documentos allí guardados. Basta con escribir la dirección de correo electrónico de los usuarios con quienes se quiera compartir un documento y enviarles una invitación.
• Crea documentos básicos desde el inicio. Pero también sube archivos ya creados y acepta la mayoría de los formatos de archivo comunes, como DOC, XLS, RTF, PDF, PPT...
• Ofrece posibilidades de crear formularios útiles para recopilar información, por ejemplo en encuestas o suscripciones y también gráficos personalizados.
• Permite insertar videos de YouTube para presentaciones y reproducirlos directamente desde allí.
Google Docs - Desventajas:
• El usuario debe entender, al pie de la letra, el sentido de "pérdida de la intimidad" informativa causada por esta herramienta, lo cual podría traerle problemas, ya sea entre quienes puedan ver o compartir sus documentos.
• Su manejo podría no ser seguro si el usuario no crea una buena contraseña y la protege, o si el usuario se equivoca intentando compartir archivos con su grupo, y los hace accesible a todo público.
• Existen ciertas limitaciones relativas a las capacidades que la herramienta acepta según el formato del documento: para textos, hasta 500 Kb; imágenes, hasta 2 Mb; y para hojas de cálculo hasta 256 celdas o 40 hojas.
• Requiere establecer una metodología previa de trabajo entre los usuarios, pues podría crearse un ambiente negativo para el trabajo en conjunto, cuando se trate de informaciones recientes que previamente no habían sido consultadas entre el equipo, o confusiones en la información allí incluida. Al mismo tiempo, esta eventualidad obliga a un permanente contacto con esta oficina virtual compartida, para evitar tales dificultades.
